Hourwise — Privacy Policy

This is the privacy policy for Hourwise (the "app"), a mobile attendance-tracking application published by SingleMonkey Solutions, a company registered in India ("we", "us", "our"). This policy explains what personal data we collect, why we collect it, how we use it, and the rights you have over it.

The legal basis for processing your data is your consent, provided when you complete activation in the app. You can withdraw consent at any time by deleting your account from Settings → Account.

The app is designed under the Personal Data Protection Law (PDPL) of the Kingdom of Saudi Arabia (in force since 14 September 2024) as the primary regime, since KSA is our launch market. Users in other jurisdictions (EU/UK, India, US, Brazil, Canada, etc.) are entitled to materially equivalent rights under their local regimes (GDPR, DPDP Act, CCPA, LGPD, PIPEDA respectively); we honour those rights through this same policy.

1. What we collect — and what we do not

1.1 What leaves your phone

The following data, and only the following data, is sent from your device to our servers:

Field	Form	When
Phone number	Sent to Firebase Phone Auth once for SMS verification, then forgotten by us	Activation only
Phone hash	SHA-256 of the E.164 number, hex-encoded	Activation, stored in Firestore
Name	As you typed it on the activation screen	Activation, stored in Firestore
Country	ISO 3166-1 alpha-2 (e.g. SA)	Activation, stored in Firestore
Install ID	A UUID v4 generated locally on your device	Activation + reinstalls, stored in Firestore
App version	e.g. 1.0.0 (build 47)	Activation + monthly check
License status	free / trial / paid / expired / revoked	Read from Firestore monthly
Last seen at	Server timestamp of your last cold-start	Updated monthly during license check

That is the entire list. There is nothing else.

1.2 What never leaves your phone

The following data is generated, processed, and stored entirely on your device. We have no access to it. It is not synced, backed up to our servers, transmitted to us, or visible to us under any circumstances:

• Punch events (when you punched in / out, where from, and the SMS body that triggered it if any)
• Rules and rule profiles (working hours, lunch deductions, WFH caps, monthly buffer)
• Vacation entries, sick leave, comp-off ledger
• Recurring WFH patterns
• Office geofences (if you ever enable them)
• SMS sources (sender IDs you've registered for auto-detect)
• Settings (theme, reminders, quiet mode, etc.)
• Backups you create (encrypted with a passphrase you choose; the file leaves your device only if you explicitly export and share it)
• Any IP address, device identifier, advertising ID, or location

1.3 What we explicitly do not do

• We do not run analytics SDKs (no Firebase Analytics, Google Analytics, Amplitude, Mixpanel, or similar)
• We do not run crash-reporting SDKs (no Crashlytics, Sentry, Bugsnag)
• We do not show advertising
• We do not have third-party trackers
• We do not share your data with anyone for marketing
• We do not sell or rent your data — there is no scenario in which we would, and the data we hold is so minimal (a phone hash and a name) that there is nothing meaningful to sell

2. Where your data is stored

The data listed in §1.1 is stored in Google Firebase (Firestore Native database) in the me-central2 region — Dammam, Saudi Arabia. This is a deliberate choice: KSA users' personal data stays inside the Kingdom, satisfying PDPL's data-residency preference.

Google's infrastructure may transmit operational metadata across borders (e.g., Phone Auth verification routes through Google's global SMS-delivery network). This is standard for any cloud-hosted service and is governed by Google's own commitments under the Google Cloud Data Processing Addendum and Standard Contractual Clauses for cross-border transfers.

We do not maintain our own servers. There is no Hourwise-operated infrastructure beyond what runs inside Google Firebase under our project.

3. How long we keep your data

• While your account is active: indefinitely, refreshed by a monthly heartbeat (see §1.1, "Last seen at").
• After you delete your account (Settings → Account → Delete my account): your record is immediately removed from Firestore and your Firebase Auth user is revoked. Standard Google operational backups may retain a copy for up to 30 days under Firebase's own retention policy, after which the data is purged from Google's systems.

If your account remains entirely inactive for more than 24 months (no monthly heartbeat received in 24 consecutive months, indicating uninstall and abandonment), we may delete the record proactively without further notice.

4. Your rights

You have, at minimum, the following rights:

Right	How to exercise it
Access — see what we hold	Email privacy@hourwise.app. We respond within 30 days with a copy of the (very small) record.
Correction — fix errors in your name or country	Reinstall the app and re-verify; or email us.
Deletion — remove all of it	Settings → Account → Delete my account. Self-serve, instant.
Portability — get your data in a machine-readable format	Email privacy@hourwise.app for a JSON export.
Objection / withdrawal of consent	Delete your account. Withdrawal of consent means we can no longer process your data, and we delete it.
Complaint to the regulator	KSA users: Saudi Data & AI Authority (SDAIA). Other jurisdictions: your local data-protection authority (e.g. ICO for UK, DPA for India under DPDP Act once the Data Protection Board is constituted, EU national DPAs under GDPR, etc.)

We respond to all rights requests within 30 days at most, typically within 7 days.

5. Security

• All transmission to Firebase uses TLS 1.2+ (enforced by Google).
• Phone numbers are stored as one-way SHA-256 hashes — they cannot be reversed to recover the original number.
• Local data on your device is stored in your phone's standard app-private storage (Keychain on iOS, EncryptedSharedPreferences on Android for sensitive items; SQLite for the work database).
• Account deletion is server-side enforced via a Cloud Function with admin privileges — no client-side trickery can fake a delete or skip the actual data removal.

If we become aware of a personal data breach affecting your account, we will:

• Notify you within 72 hours of becoming aware (PDPL + GDPR requirement)
• Notify the relevant supervisory authority within the same window
• Publish a public incident report at https://hourwise.app/incidents

6. Children

Hourwise is built for working adults. We do not knowingly accept registrations from children under 16 (GDPR threshold) or under 13 (US COPPA threshold). If you become aware that a minor has registered, contact privacy@hourwise.app and we will remove the account.

7. Changes to this policy

We may update this policy as the app evolves. Material changes (anything that expands what we collect, who we share with, or how we use your data) will be:

• Announced in the app via an in-app banner on next cold-start
• Documented in the changelog at https://hourwise.app/privacy/changelog

Non-material changes (clarification of language, contact updates, regulator references) are made silently with the "Last updated" date bumped at the top.

8. Contact

Purpose	Address
Privacy questions, data access / portability requests	privacy@hourwise.app
Account deletion (self-serve preferred)	Settings → Account → Delete my account
Account deletion (manual fallback)	privacy@hourwise.app
Security disclosures (vulnerabilities, suspected incidents)	security@hourwise.app
General support	support@hourwise.app

For postal contact, the registered office of SingleMonkey Solutions:

SingleMonkey Solutions
Hyderabad, Telangana
India

This policy is provided in English. Translations into other languages may be made available; the English version is authoritative in case of discrepancy.

أوَرْوايز — سياسة الخصوصية

هذه سياسة الخصوصية لتطبيق أوَرْوايز ("التطبيق")، وهو تطبيق هاتفي لتتبُّع الحضور تنشره سينجل مونكي سوليوشنز، شركة مسجَّلة في الهند ("نحن"، "لنا"). تُوضِّح هذه السياسة البيانات الشخصية التي نجمعها، ولماذا نجمعها، وكيف نستخدمها، وحقوقك المتعلقة بها.

الأساس القانوني لمعالجة بياناتك هو موافقتك، وتُمنح عند إكمال التفعيل في التطبيق. يمكنك سحب موافقتك في أي وقت بحذف حسابك من الإعدادات ← الحساب.

صُمِّم التطبيق وفقًا لـ نظام حماية البيانات الشخصية (PDPL) في المملكة العربية السعودية (الساري منذ 14 سبتمبر 2024) باعتباره النظام الأساسي، لأن المملكة هي سوق إطلاقنا. يحق للمستخدمين في الولايات الأخرى (الاتحاد الأوروبي/المملكة المتحدة، الهند، الولايات المتحدة، البرازيل، كندا…) التمتُّع بحقوق مكافئة جوهريًا بموجب أنظمتهم المحلية (GDPR، قانون DPDP، CCPA، LGPD، PIPEDA على الترتيب)؛ ونحترمها جميعًا من خلال هذه السياسة نفسها.

1. ما الذي نجمعه — وما الذي لا نجمعه

1.1 ما يغادر هاتفك

تُرسَل البيانات التالية، وهي البيانات الوحيدة، من جهازك إلى خوادمنا:

الحقل	الشكل	متى
رقم الهاتف	يُرسل لمرة واحدة إلى Firebase Phone Auth للتحقق عبر رسالة قصيرة، ثم نتجاهله	عند التفعيل فقط
تجزئة الهاتف	SHA-256 لرقم E.164 بصيغة سداسية عشرية	عند التفعيل، تُخزَّن في Firestore
الاسم	كما أدخلته في شاشة التفعيل	عند التفعيل، تُخزَّن في Firestore
البلد	ISO 3166-1 alpha-2 (مثل SA)	عند التفعيل، تُخزَّن في Firestore
معرِّف التثبيت	UUID v4 يُولَّد محليًا على جهازك	عند التفعيل وإعادة التثبيت، تُخزَّن في Firestore
إصدار التطبيق	مثلًا 1.0.0 (build 47)	عند التفعيل والفحص الشهري
حالة الترخيص	free / trial / paid / expired / revoked	تُقرأ من Firestore شهريًا
آخر ظهور	طابع زمني من الخادم لآخر تشغيل بارد	يُحدَّث شهريًا أثناء فحص الترخيص

هذه هي القائمة الكاملة. لا شيء غيرها.

1.2 ما لا يغادر هاتفك أبدًا

البيانات التالية تُولَّد وتُعالَج وتُخزَّن بالكامل على جهازك. لا نملك أي وصول إليها. لا تُزامَن، ولا تُنسَخ احتياطيًا إلى خوادمنا، ولا تُرسل إلينا، ولا نستطيع الاطّلاع عليها بأي حال:

• أحداث الحضور (وقت الدخول/الخروج، ومن أين، ونص الرسالة المُحفِّزة إن وُجد)
• القواعد وملفات القواعد (ساعات العمل، خصم الغداء، حدود العمل عن بُعد، رصيد المرونة الشهري)
• الإجازات والإجازات المرضية وسجل الإجازات التعويضية
• أنماط العمل عن بُعد المتكررة
• نطاقات المكتب الجغرافية (إن فعَّلتها)
• مصادر الرسائل (مُعرِّفات المُرسِل التي سجَّلتها للرصد التلقائي)
• الإعدادات (السمة، التذكيرات، وضع الهدوء…)
• النسخ الاحتياطية التي تُنشئها (مشفَّرة بكلمة مرور تختارها أنت؛ ولا يغادر الملف جهازك إلا إذا قرَّرت تصديره ومشاركته)
• أي عنوان IP، أو معرِّف جهاز، أو معرِّف إعلانات، أو موقع

1.3 ما لا نفعله صراحةً

• لا نُشغِّل أدوات تحليلات (لا Firebase Analytics، ولا Google Analytics، ولا Amplitude، ولا Mixpanel أو ما يُماثلها)
• لا نُشغِّل أدوات تقارير أعطال (لا Crashlytics، ولا Sentry، ولا Bugsnag)
• لا نعرض إعلانات
• لا تتضمَّن خدمتنا مُتعقِّبات طرف ثالث
• لا نُشارك بياناتك مع أي جهة لأغراض تسويقية
• لا نبيع بياناتك ولا نُؤجِّرها — لا يوجد سيناريو نفعل فيه ذلك، والبيانات التي نحتفظ بها بسيطة جدًا (تجزئة هاتف واسم) إلى درجة لا يوجد فيها ما يُباع

2. أين تُخزَّن بياناتك

تُخزَّن البيانات المذكورة في §1.1 في Google Firebase (قاعدة Firestore Native) في منطقة me-central2 — الدمَّام، المملكة العربية السعودية. هذا اختيار مقصود: تبقى بيانات مستخدمي المملكة داخل المملكة، انسجامًا مع تفضيل PDPL لإقامة البيانات.

قد تنقل بنية Google التحتية بياناتٍ تشغيلية عبر الحدود (مثلًا، تتم مصادقة Phone Auth عبر شبكة جوجل العالمية لتسليم الرسائل). هذا أمر معتاد في أي خدمة سحابية، ويخضع لتعهُّدات Google وفق ملحق معالجة البيانات الخاص بـ Google Cloud والبنود التعاقدية النموذجية للنقل عبر الحدود.

لا نُشغِّل خوادم خاصة بنا. لا توجد بنية تحتية تشغِّلها أوَرْوايز خارج Google Firebase ضمن مشروعنا.

3. مدة الاحتفاظ ببياناتك

• طوال نشاط حسابك: لأجل غير مُسمَّى، يُجدَّد بنبض شهري (انظر §1.1، "آخر ظهور").
• بعد حذف حسابك (الإعدادات ← الحساب ← حذف حسابي): يُحذف سجلك فورًا من Firestore، ويُعطَّل حساب Firebase Auth الخاص بك. قد تحتفظ نسخ Google التشغيلية بنسخة لمدة تصل إلى 30 يومًا وفق سياسة Firebase الخاصة، ثم تُمسح من أنظمة Google.

إذا ظلَّ حسابك خاملاً تمامًا لأكثر من 24 شهرًا (لم يَرِد نبض شهري طوال 24 شهرًا متواصلًا، ما يُشير إلى إلغاء التثبيت والإهمال)، قد نحذف السجل استباقيًا دون إشعار إضافي.

4. حقوقك

لك، كحدٍّ أدنى، الحقوق التالية:

الحق	كيفية ممارسته
الاطّلاع — رؤية ما لدينا	راسِلنا على privacy@hourwise.app. سنُجيب خلال 30 يومًا بنسخة من السجل (الصغير جدًا).
التصحيح — تصحيح أخطاء في اسمك أو بلدك	أعد تثبيت التطبيق وأكِّد رقمك مجددًا، أو راسِلنا.
الحذف — إزالة كل شيء	الإعدادات ← الحساب ← حذف حسابي. ذاتي وفوري.
قابلية النقل — استلام بياناتك بصيغة قابلة للقراءة آليًا	راسِلنا على privacy@hourwise.app لتصدير JSON.
الاعتراض / سحب الموافقة	احذف حسابك. سحب الموافقة يعني أنه لم يعد يحق لنا معالجة بياناتك، فنحذفها.
الشكوى للمُنظِّم	مستخدمو المملكة: الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي (SDAIA). الولايات الأخرى: السلطة المحلية لحماية البيانات (مثلًا ICO في المملكة المتحدة، DPA في الهند بعد تشكيل مجلس حماية البيانات وفق DPDP، السلطات الوطنية في الاتحاد الأوروبي وفق GDPR…).

نُجيب على جميع طلبات الحقوق خلال 30 يومًا كحدٍّ أقصى، وعادةً خلال 7 أيام.

5. الأمن

• كل الإرسال إلى Firebase يستخدم TLS 1.2+ (تفرضه Google).
• تُخزَّن أرقام الهواتف كتجزئات SHA-256 أحادية الاتجاه — لا يمكن عكسها لاسترجاع الرقم الأصلي.
• تُخزَّن البيانات المحلية على جهازك في تخزين التطبيق الخاص (Keychain على iOS، EncryptedSharedPreferences على Android للحساس منها؛ SQLite لقاعدة بيانات العمل).
• حذف الحساب يُنفَّذ من جانب الخادم عبر Cloud Function ذات صلاحيات إدارية — لا يمكن لأي تحايل من العميل تزييف الحذف أو تخطّيه.

إذا علمنا بانتهاك بيانات شخصية يمسُّ حسابك، سنقوم بـ:

• إخطارك خلال 72 ساعة من علمنا (متطلَّب PDPL + GDPR)
• إخطار الجهة الرقابية المعنية خلال نفس الإطار الزمني
• نشر تقرير حادثة عام في https://hourwise.app/incidents

6. الأطفال

أوَرْوايز مُصمَّم للبالغين العاملين. لا نقبل عن علم تسجيلات من قاصرين دون 16 (حد GDPR) أو دون 13 (حد COPPA الأمريكي). إن علمت بتسجيل قاصر، تواصل مع privacy@hourwise.app وسنحذف الحساب.

7. التغييرات على هذه السياسة

قد نُحدِّث هذه السياسة مع تطوُّر التطبيق. التغييرات الجوهرية (أي ما يُوسِّع ما نجمعه أو من نُشاركه أو كيفية استخدامنا لبياناتك) سـ:

• تُعلَن داخل التطبيق عبر شريط في أوَّل تشغيل بارد
• تُوثَّق في سجل التغييرات على https://hourwise.app/privacy/changelog

التغييرات غير الجوهرية (توضيح صياغة، تحديث تواصل، إشارة إلى مُنظِّم) تُجرى بهدوء مع تحديث تاريخ "آخر تحديث" في الأعلى.

8. التواصل

الغرض	العنوان
الأسئلة المتعلقة بالخصوصية وطلبات الاطلاع/النقل	privacy@hourwise.app
حذف الحساب (الذاتي مُفضَّل)	الإعدادات ← الحساب ← حذف حسابي
حذف الحساب (يدوي احتياطي)	privacy@hourwise.app
الإفصاح الأمني (الثغرات والحوادث المُشتبه بها)	security@hourwise.app
الدعم العام	support@hourwise.app

للتواصل البريدي، عنوان المكتب المسجَّل لشركة سينجل مونكي سوليوشنز:

سينجل مونكي سوليوشنز
حيدر آباد، تيلانجانا
الهند

تتوفر هذه السياسة باللغة الإنجليزية. قد تُتاح ترجمات إلى لغات أخرى؛ النسخة الإنجليزية هي المرجعية في حالة الاختلاف.